Thanh tra Nghệ An phát hiện nhiều sai phạm tại Văn phòng công chứng Lê Thị Hoài Ân. VPCC Lê Thị Hoài Ân

Thanh tra tỉnh Nghệ An chỉ ra việc thu phí chưa đúng quy định, hồ sơ còn sai sót

Trong bối cảnh hoạt động công chứng ngày càng có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế, việc chấp hành nghiêm các quy định pháp luật là yêu cầu bắt buộc đối với mỗi tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, kết quả thanh tra tại Văn phòng công chứng Lê Thị Hoài Ân cho thấy, bên cạnh những mặt tích cực, đơn vị này vẫn còn để xảy ra nhiều sai phạm cần được chấn chỉnh kịp thời.

Theo Kết luận thanh tra của Thanh tra tỉnh Nghệ An, việc thanh tra được thực hiện theo Quyết định số 591/QĐ-TTR, tiến hành từ ngày 16/9/2025 đến ngày 13/10/2025, tập trung vào việc chấp hành pháp luật trong lĩnh vực công chứng trong các năm 2023–2024 và thời gian có liên quan.

Văn phòng công chứng Lê Thị Hoài Ân là tổ chức hành nghề công chứng hoạt động theo mô hình công ty hợp danh, có trụ sở tại phường Trường Vinh, tỉnh Nghệ An. Qua thanh tra cho thấy, văn phòng đã thực hiện đăng ký hoạt động, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký, niêm yết thủ tục, phí, thù lao công chứng, mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên và thực hiện chế độ báo cáo theo quy định.

Tuy nhiên, quá trình kiểm tra hồ sơ, tài liệu cũng đã phát hiện không ít tồn tại, hạn chế, trong đó có những sai phạm liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người dân và nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước. Việc thu phí công chứng và chứng thực tại Văn phòng công chứng Lê Thị Hoài Ân chưa đảm bảo đúng quy định của Thông tư số 257/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Cụ thể, trong thời kỳ thanh tra, văn phòng đã thu phí công chứng vượt quy định đối với 67 hồ sơ, với tổng số tiền 5.614.006 đồng. Ngược lại, có 146 hồ sơ thu phí công chứng thấp hơn quy định, với tổng số tiền chênh lệch lên tới 112.071.024 đồng. Ngoài ra, một số trường hợp chứng thực bản sao từ bản chính, như học bạ, hợp đồng kinh tế, sơ yếu lý lịch…, chỉ thu 2.000 đồng/bản, không tương ứng với số trang theo quy định hiện hành.

Không chỉ dừng lại ở vấn đề thu phí, Thanh tra tỉnh Nghệ An còn phát hiện một số sai sót trong việc mở, sử dụng và khóa các loại sổ công chứng, chứng thực. Một số sổ đã được khóa nhưng số liệu thống kê chưa chính xác; sổ công chứng hợp đồng, giao dịch ghi chép thông tin về tài sản là đối tượng của hợp đồng còn chung chung, thiếu đầy đủ, chưa đúng hướng dẫn của Bộ Tư pháp.

Đáng chú ý, đối với một số hồ sơ công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, thời điểm thông báo niêm yết việc thụ lý công chứng lại có trước thời gian nộp phiếu yêu cầu công chứng, không đảm bảo trình tự, thủ tục theo quy định tại Điều 40 và Điều 41 Luật Công chứng năm 2014. Đây là sai phạm mang tính nghiệp vụ, tiềm ẩn nguy cơ phát sinh tranh chấp, khiếu kiện nếu không được kịp thời chấn chỉnh.

Vi phạm về tài chính, kế toán và buộc thu hồi hơn 16,6 triệu đồng

Ngoài ra, Thanh tra tỉnh Nghệ An xác định Văn phòng công chứng Lê Thị Hoài Ân còn vi phạm quy định về tài chính, kế toán và nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước.

Theo kết luận thanh tra, số liệu trên sổ sách kế toán của văn phòng không phù hợp với số liệu báo cáo tài chính, dẫn đến việc xác định kết quả kinh doanh không chính xác. Mặc dù báo cáo kết quả kinh doanh thể hiện không lỗ, nhưng các bảng cân đối kế toán lại cho thấy đơn vị bị lỗ lớn trong các năm 2023 và 2024, với lỗ lũy kế đến hết năm 2024 lên tới hơn 1 tỷ đồng, trong khi vốn điều lệ chỉ 150 triệu đồng, làm mất cân đối nghiêm trọng về tài chính.

Đặc biệt, Thanh tra tỉnh Nghệ An xác định Văn phòng công chứng Lê Thị Hoài Ân chưa hạch toán đầy đủ doanh thu theo quy định, dẫn đến kê khai và nộp thiếu số tiền thuế giá trị gia tăng là 16.618.000 đồng. Trong đó, năm 2023 thiếu kê khai thuế hơn 8,7 triệu đồng và năm 2024 thiếu gần 7,9 triệu đồng.

Trên cơ sở đó, Thanh tra tỉnh Nghệ An đã ban hành Quyết định số 673/QĐ-TTR ngày 5/11/2025, yêu cầu thu hồi toàn bộ số tiền 16.618.000 đồng vào tài khoản tạm giữ chờ xử lý của Thanh tra tỉnh. Đến ngày 7/11/2025, Văn phòng công chứng Lê Thị Hoài Ân đã thực hiện nộp đủ số tiền này theo quy định.

Kết luận thanh tra cũng làm rõ nguyên nhân của các sai phạm chủ yếu xuất phát từ việc nhận thức chưa đầy đủ quy định pháp luật, nghiệp vụ kế toán còn hạn chế và sự thiếu cẩn trọng trong công tác quản lý, điều hành của Trưởng Văn phòng cùng bộ phận kế toán, nhân viên liên quan.

Trước những tồn tại, hạn chế nêu trên, Thanh tra tỉnh Nghệ An kiến nghị Văn phòng công chứng Lê Thị Hoài Ân tổ chức nghiêm túc rút kinh nghiệm, có biện pháp chấn chỉnh, khắc phục triệt để các sai phạm; thực hiện thu phí, thù lao công chứng đúng quy định; hạch toán kế toán, kê khai thuế đầy đủ, chính xác; bảo đảm trình tự, thủ tục trong hoạt động công chứng. Kiến nghị Sở Tư pháp Nghệ An tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ, kịp thời phát hiện và xử lý các hành vi vi phạm, nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng trên địa bàn.

Tác giả: Văn Thanh

Nguồn tin: thanhtra.com.vn